ホームページの管理会社を変える前に、手元にそろえる 6 つ

まず 6 行の表を作る

項目ごとに、名義は誰か、自社で入れるか、期限はいつか、分からないときは誰に聞くかを書きます。架空の〇〇工務店で埋めると、次のようになります。表の形は私たちの勧めです。

• ドメイン: 名義は今の管理会社、更新は毎年 3 月、自社では入れない
• サーバー: 契約者は不明、メールも同じ契約かもしれない、今の会社に聞く
• 管理画面の権限: WordPress は編集者のみ、Search Console は不明
• データ: バックアップの有無は不明、受け渡しの形も不明
• 契約の期限: 自動更新で毎年 6 月、解約は 2 か月前までに連絡
• 著作権の取り決め: 契約書に記載なし、弁護士に相談するか検討

全部が埋まらなくてかまいません。「不明」が分かるだけで、今の会社に聞くことが決まります。

1. ドメイン: 名義と更新日

ドメインは example.com のようなサイトの住所です。ここが動かせないと、URL を変えることになるかもしれません。.jp なら JPRS WHOIS で、登録者や連絡先などの一部の情報を検索できます。すべての JP ドメイン名と、JPRS が管理するほかのドメインが対象です。ただし、管理を任せている事業者は分かりません。

それ以外のドメインは、取得したときの案内のメールや、ドメインを取得した会社の管理画面で確かめます。ICANN（ドメインの世界的な管理団体）の資料は、登録者には、レジストラ（登録を受け付ける会社）が定める移転の手続きなどの説明を受ける権利があり、連絡先を正確に保つ責任があるとしています。

名義が制作会社になっていても、すぐ問題とは決めつけず、なぜその形か、移すにはどうするかを聞きます。

2. サーバー: 契約者と、一緒に動いているもの

サーバーはサイトのデータを置く場所です。契約者が誰か、自社で管理画面に入れるかを確かめます。メールが同じ契約で動いていないかも聞いてください。サイトを移したらメールも影響を受ける、ということがあると私たちは考えています。

Google は、URL を変えないサーバーの移転について手順を案内しています。少なくとも 1 週間前に DNS の TTL（設定を覚えておく時間）を短くすること、新しい場所でページ、画像、フォーム、PDF を確かめること、古いサーバーへのアクセスが無くなったのを確かめてから止めることなどです。作業は技術の分かる人に任せても、この順を知っていると話ができます。

3. 管理画面の権限: 自社の名前で入れるか

次の 4 つで、自社のアカウントが入っているかを見ます。共有の ID を聞くより、自社の担当者のアカウントを足してもらうのが私たちの勧めです。

• WordPress: 「管理者」は単一サイトのすべての管理の機能を使えます。「編集者」は投稿の公開と管理が中心です
• Search Console: 「設定」>「ユーザーと権限」で確かめます。この画面は所有者にしか見えません。自分の権限は「設定」で確かめられます
• GA4: 「管理」の「アカウント」か「プロパティ」にある「アクセス管理」で確かめます
• Google ビジネス プロフィール: 「ビジネス プロフィールの設定」>「ユーザーとアクセス権」で確かめます。メインのオーナーは 1 人だけです

4. データ: 何を、どの形でもらえるか

WordPress の資料は、完全に戻すにはデータベースとファイルの両方のバックアップが要るとしています。管理画面のエクスポートは、投稿、固定ページ、コメントなどをまとめるものです。資料の一覧に、テーマやプラグインのファイルは入っていません。エクスポートだけで移せるとは考えないでください。

WordPress 以外で作られたサイトなら、どの形で受け取れるかを聞きます。今の URL の一覧も手元に残します。URL が変わる移転では、Google は古い URL と新しい URL の対応を作り、サーバー側で恒久的なリダイレクト（自動の転送）を設定して、一般に少なくとも 1 年は残すよう案内しています。順位が一時的に変動することも書かれています。

5. 契約の期限: 読むところは 4 つ

契約書と毎月の請求書を手元に出して読みます。読む場所は私たちの勧めです。意味が分からない条文は、読み飛ばさず今の会社か専門家に聞いてください。

• 更新の日と、自動で更新されるか
• 解約の連絡はいつまでに、どの形で必要か
• 保守の費用に、何が含まれているか
• 解約のときに、データやドメインをどう受け渡すか。費用はかかるか

6. 著作権の取り決め: 契約書で確かめる

文化庁の契約のマニュアルは、費用を払って制作を頼んでも著作権は依頼者に移らず、移すなら契約書にその旨を書く必要があるとしています。デザイン、文章、写真について、今の契約でどうなっているかを読みます。

変更のあとも今のデザインや文を使いたいなら、使ってよい範囲を今の会社に確かめます。個別の判断は、弁護士など専門家に相談してください。ここは一般的な案内です。

今の会社への聞き方の見本

変えると決めていないなら、そう書きます。責める書き方にすると、話が進みにくいと私たちは考えています。

• 件名: ホームページの管理の状況を教えてください
• 社内でホームページの管理の状況を整理しています。変更を決めたわけではありません
• ドメインの名義と更新日、管理している会社を教えてください
• サーバーの契約者と、メールが同じ契約で動いているかを教えてください
• WordPress、Search Console、GA4 に、弊社の担当者のアカウントを追加していただけますか
• バックアップの有無と、お渡しいただける場合の形と費用を教えてください
• 制作物の著作権の取り決めが分かる書類があれば、写しをいただけますか

変えないという答えもある

表を埋めてみると、困っているのは会社ではなく、頼みにくさや、何を頼むか決まらないことだと分かる場合もあります。頼み方なら「ホームページの修正依頼、そのまま送れる書き方の見本」を試してください。

何を直すかを毎朝お届けするサービスも準備していて、登録はまだ始めていません。ドメインやサーバーの移転、契約の相談はできません。